À quoi sert un diagramme de Gantt ?
Sur Excel, il est possible de créer des tableaux, des graphiques ou encore un calendrier... soit le compagnon de choix pour une présentation professionnelle à venir. Dans un travail qui implique des réalisations sur plusieurs jours et un suivi de la production, un diagramme de Gantt est un outil à ne pas louper. Celui-ci permet de visualiser les dates prévisionnelles de fin d'échéance des tâches d'un projet. Avec ce genre de diagramme, on peut aussi mesurer les écarts entre les dates prévisionnelles et le réalisé.
Calculer le nombre de jours réels
Dans Excel, 1 équivaut à un jour lors du traitement des dates et c'est une notion à ne surtout pas éluder au moment de démarrer la création de votre diagramme de Gantt. En effet, si vous effectuez l'opération d'ajouter la date de début avec le nombre de jours, le logiciel comptabilisera également les week-ends et ce n'est pas le but recherché. C'est pourquoi, il faut utiliser la fonction SERIE.JOUR.OUVRE afin d'effectuer le calcul pour ne pas comptabiliser les week-ends. Si vous vous perdez, voici comment utiliser la fonction RECHERCHEV !
Choisir son graphique
Cela consiste à d'abord sélectionner le tableau, sur lequel le graphique se basera (à moins que vous ne soyez plutôt partisans des tableaux croisés dynamiques). Ensuite, direction le menu Insertion accessible en haut de l'écran puis sélectionnez Graphique. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner le type de graphique Barres, puis le deuxième sous-type Barres empilées. Vous obtiendrez alors un premier graphique uniquement constitué de barres et bien loin des résultats espérés, mais pas de panique, c'est parce qu'il vous reste quelques manips à faire...
Retirer les séries inutiles
Dans votre graphique, vous allez voir s'afficher le nombre de jours de vos tâches et la date de fin qui apparaissent dans la légende du graphique. Des informations qui sont tout simplement inutiles et qu'il va donc falloir retirer pour ne faire apparaître que les dates de début et le nombre de jours réels.
Il faut donc sélectionner le graphique et activer le menu Création > Sélectionner des données (ou en effectuant un clic-droit dans votre graphique en choisissant 'Sélectionner des données ...'). Dans la boîte de dialogue qui va alors s'afficher, il est recommandé de décocher les séries Nombre de jours et Fin.
Modifier l'axe vertical
Pour que votre graphique soit efficace, il faut commencer par inverser le graphique, pour que la tâche N°1 se trouve en haut. Ensuite, double-cliquez sur l'axe vertical, celui qui concerne les tâches. Une fois cette étape effectuée, le volet de paramètres va alors s'ouvrir sur votre droite. La suite consiste à sélectionner les options d'axe puis cocher Abscisses en ordre inverse, afin de retourner le graphique.
Faire débuter le diagramme à la date minimale
Dans un diagramme de Gantt, il faut savoir que la première date à laquelle doit commencer votre diagramme, c'est à la date minimale de vos tâches. Pour trouver la date minimale, vous devrez donc entrer cette formule : =MIN(B2:B14). Ensuite, il vous faut convertir la première date au format de nombre Standard pour afficher le nombre de jours depuis le 1er janvier.
Mettre en forme l'axe horizontal
Dans les options du graphique, sélectionnez l'axe horizontal puis les Options d'axe. La manipulation consiste en fait à reporter la valeur minimale et, pour être sûr de ne pas échouer si près du but, mettez 7 commeunitéprincipale, pour avoir un écart d'une semaine à chaque fois. Ensuite, changez la valeur des Étiquettes à Haut pour afficher les dates en bas de votre diagramme. Pour information, le format des nombres de l'axe horizontal est au format Date.Enfin, pour améliorer le rendu, pensez à modifier l'Alignementdes valeurs en les faisant pivoter de -30° par rapport à leur axe horizontal... et n'oubliez pas de masquer la première série.
Masquer la première série
Votre diagramme de Gantt est pratiquement prêt à cette étape, mais il reste encore des petites manips à effectuer. Tout d'abord, sélectionnez la première série de données et, dans les options de mise en forme de la série, indiquez que vous ne souhaitez pas de couleur pour la série ou la bordure. Votre graphique est maintenant prêt et si vous voulez le pimper un peu plus, vous pouvez toujours améliorer le rendu du diagramme en utilisant les options de mises en forme intégrées dans Excel (couleurs dégradées, étiquettes de données, etc.). Maintenant que vous savez tout, découvrez comment faire une macro sur Excel...
