1) Dropbox, comment ça marche ?
Lancé en 2007, Dropbox est l’un des précurseurs du service de stockage en ligne, appelé "Cloud" ou nuage informatique. Il propose de stocker, sur ses serveurs distants, l’ensemble de vos fichiers multimédia et/ou de travail (graphique, musique, vidéos, photos…), qui deviennent accessibles, via un logiciel client (pour Windows, Mac OS ou sur appareils mobiles), par l’utilisateur où qu’il soit dans le monde. Seul besoin : une connexion internet, un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Dropbox propose différents forfaits, liés à des tailles de stockage différents, avec des possibilités de gain d’espace par parrainage ou par liaison du compte à un réseau social, par exemple.
Le forfait de base propose 2 GB d’espace de données, pouvant aller jusqu’à 18 GB via les parrainages (500 MB par parrainage).
Le tarif "Pro" débute à 9,99 euros par tranche de GB supplémentaires (100, 200 ou 500 GB).
Enfin, les packs « Équipes » proposent un système particulièrement ingénieux en entreprise, avec l’allocation d’un compte utilisable par 5 personnes, permettant d’avoir un serveur commun en cloud, par exemple.
Le tarif de ces packs commence pour 1 équipe (5 personnes) à 795 dollars par an (environ 611 euros) avec un espace de stockage de données de 1 TB, jusqu’à la gestion de 50 équipes (250 personnes) avec un espace de stockage de 50 TB (50000 GB), à un tarif avoisinant les 31.420 dollars par an soit environ 24.171 euros.
Une fois le choix de forfait effectué, ne reste plus qu’à installer le client sur un ordinateur.
2) Comment installer Dropbox rapidement ?
Après le choix du forfait, l’installation de Dropbox ne prend que quelques instants et se déroule en quelques étapes aisées à réaliser :
-Télécharger et installer le client Dropbox, en version Windows (lien non disponible), Mac OS (lien non disponible) ou Mobile.
- À l’invite, cliquez sur "je ne possède pas encore de compte" et rentrez les informations demandées (nom, prénom, adresse mail et nom de l’ordinateur) en créant un mot de passe pour accéder à vos contenus.
- Cliquez ensuite sur le forfait choisi (vous serez libre, par la suite, de le mettre à niveau avec de l’espace de stockage supplémentaire), puis sur "l’installation basique". Laissez le processus s’effectuer. Après quelques instants, Dropbox est installé !
Par la suite, plusieurs éléments apparaîtront sur votre bureau : un raccourci avec l’icône de Dropbox, ainsi qu’une icône dans la barre de notification, signifiant que le service est prêt à fonctionner. En cliquant sur le raccourci, vous verrez apparaître le dossier de stockage Dropbox, avec un tutoriel vous expliquant les usages basiques du service et un dossier "Photo".
3) Soyez efficace grâce au stockage et à la synchronisation des données
Le dossier Dropbox, atteignable en cliquant sur le raccourci du service, contient plusieurs dossiers que vous pourrez partager avec les utilisateurs que vous aurez choisis. Et outre le dossier Photo (qui vous permettra d’y entreposer des photos pouvant s’afficher en diaporama à tous vos collaborateurs), Dropbox contient aussi un dossier "Public" servant à partager, via une simple adresse internet, tous types de documents avec les personnes habilitées à échanger avec vous.
Pour stocker ses données avec Dropbox, rien de plus simple. Il suffit d’effectuer un glisser-déposer dans votre dossier ou dans un dossier d’échange avec un collaborateur. Vous verrez apparaître une petite icône bleue sur le dossier signifiant que le dossier est en phase de synchronisation, puis verte, signifiant que le dossier est à nouveau prêt.
Pour accéder à vos fichiers en ligne à partir d’un autre ordinateur, il vous suffit d’accéder au site Dropbox à partir de votre navigateur (http://www.dropbox.com/ (lien non disponible)), de vous rendre sur la petite icône située en haut à droite du site et d’y glisser votre adresse mail et votre mot de passe. Une fois dans votre compte, vous retrouverez vos dossiers, mais pourrez également en créer des nouveaux, renommer ceux déjà existant, les copier ou les supprimer grâce au menu contextuel de votre souris (clic droit).
4) Partagez vos données facilement
-Le partage simple :
Pour partager vos documents, il faut d’abord choisir quels seront ceux avec qui vous les partagerez. Pour cela, rien de plus simple, il suffit de se rendre sur l’icône Dropbox de votre bureau, d’effectuer un clic droit et de valider le choix : "Accéder au site Web Dropbox". Une fois la page ouverte, allez dans l’onglet "Partage", puis sur le bouton "Partage de dossiers". Là, une autre page s’affiche vous proposant de créer un dossier de partage à nommer ou de partager un dossier déjà existant. Une fois cette étape validée, il vous sera demandé d’inscrire votre mail, puis, sur la page suivante, celle de votre correspondant. Vous pourrez également accompagner cette invitation d’un message. Votre interlocuteur recevra un message dans sa boîte mail sur lequel il n’aura qu’à cliquer sur le bouton "Accept". Une fois cette activation effectuée, allez dans le dossier partagé, votre ami y apparait comme utilisateur partagé.
Désormais, tout élément synchronisé dans ce dossier apparaîtra également pour la personne avec laquelle vous partagez le dossier.
Pour l’utilisateur, la liste des récents partages sont directement visibles dans le menu principal de Dropbox. De plus, il est possible de partager les fichiers récemment utilisés en passant la souris sur les fichiers dernièrement utilisés.
-Le partage Facebook :
Si Dropbox permet de connecter un compte à de nombreuses applications en ligne (comme SugarsSync ou Basecamp), il donne surtout la possibilité de pouvoir s’associer à un compte Facebook pour partager des contenus avec des amis provenant du réseau social. Pour utiliser cette fonction, il suffit d’autoriser Dropbox à pouvoir se connecter à votre compte Facebook. Grâce à cela, vous pourrez partager les dossiers que vous aurez choisis avec vos amis FB. Autre effet de cette interconnexion, la possibilité de partager des fichiers via les "groupes d’amis" présents sur le réseau social. Au niveau de la fenêtre générale de partage de statuts d’un de vos groupes Facebook, une icône "From your Dropbox" apparaîtra avec un bouton pour choisir un fichier à partager.
5) Travailler mieux avec Dropbox dans un cadre professionnel
Utile au foyer pour stocker ses photos et films de vacances, Dropbox est une plateforme ouverte et souple qui s’adapte aussi au milieu professionnel. De par sa nature de stockage en ligne, de "cloud", DropBox offre déjà les avantages de sa fonction : pouvoir bénéficier d’un espace de stockage de 2 à 18 GB accessible par une ou plusieurs personnes, de façon simple et gratuite.
De plus, comme l’accès peut être multiple, il donne l’occasion d’élaborer des projets par fichiers en collaboratifs, à la manière d’un Google doc. Mais comme Google Doc, les utilisateurs devront adopter une écriture qui les distingue et une signature propre dans un souci de clarté. En cas de problème, les différentes versions du fichier peuvent être récupérées pendant 30 jours, un sacré filet de sécurité que les professionnels qui travaillent en ligne apprécieront.
Autre nouveauté apportée par la version 2 de l’application pour mobile : les notifications de partage en temps réels sont désormais indiquées, ce qui optimisera la lisibilité des échanges au premier regard. Un atout indéniable pour les professionnels en itinérance.
