Lorsque vous êtes en vacances, vous n'avez parfois pas d'accès à votre messagerie (voici comment la créer pour rappel), qu'elle soit personnelle ou professionnelle, même si vous pouvez envoyer un mail avec Google Home. Dans ce cas-là, il est très utile de configurer un message d'absence qui pourra être envoyé automatiquement lorsque vous recevrez un mail. Vous pouvez choisir de le configurer auprès des personnes dans votre liste de contacts ou à tous les expéditeurs externes.
Configurer une réponse automatique sur Outlook
Les versions les plus récentes d'Outlook permettent désormais de configurer très facilement un message d'absence en passant par les outils de la messagerie. Pour y arriver, il vous suffit tout simplement de cliquer sur "Outils" puis sur "Absence du bureau".
Une fois que la nouvelle fenêtre s'affiche, il vous suffit de remplir votre message d'absence et de définir les dates d'envoi pour être tranquille pendant toute la durée de vos congés. Réalisez la manipulation suivante :
- Cliquez sur "Envoyer des réponses automatiques pour le compte" ;
- Tapez votre message d'absence ;
- Cochez la case "Envoyer uniquement les réponses au cours de cette période" et définissez la plage si vous ne souhaitez pas que votre message d'absence soit permanent ;
- Cochez "Envoyer également les réponses aux expéditeurs externes" si vous voulez que tout le monde reçoive votre message.
Vous avez le choix entre tous les expéditeurs externes ou simplement ceux qui se trouvent dans votre liste de contacts. C'est cette dernière option qui est la plus conseillée.
Utiliser une règle pour un message d'absence
La technique précédente est valable pour les versions les plus récentes d'Outlook. Si votre messagerie ne prend pas encore en charge cette fonction, pas de panique. Il est toujours possible de configurer un message d'absence mais la procédure est un peu plus longue. Vous devrez créer un modèle. Voici comment s'y prendre :
- Créez un nouveau message ;
- Tapez votre message d'absence, comme vous l'auriez fait dans la méthode précédente ;
- Cliquez sur "Fichier" puis sur "Enregistrer sous" ;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur la liste déroulante "Type de fichier" et sélectionnez "Modèle Outlook (.oft)", puis enregistrez.
Une fois que vous avez franchi toutes ces étapes, vous allez devoir créer une règle pour configurer votre message d'absence. Pour cela, réalisez l'opération suivante :
- Cliquez sur "Fichier" puis sur "Gérer les règles et les alertes" ;
- Dans la boîte de dialogue, restez sur l'onglet "Règles du courrier électronique" et cliquez sur "Nouvelle règle" ;
- Restez sur "Démarrer à partir d’une règle vierge" et cliquez sur "Appliquer la règle aux messages que je reçois", et enfin sur "Suivant" ;
- Passez les étapes 1 et 2 sans rien modifier et cliquez sur "Oui" quand Outlook vous demande d'appliquer la règle à tous vos messages ;
- Une fois que vous êtes sur l'étape 1 de "Que voulez-vous faire de ce message", cliquez sur "Répondre à l'aide d'un modèle spécifique" ;
- Dans l'étape 2, cliquez sur le texte souligné ;
- Quand vous êtes dans la zone "Sélectionner un modèle de réponse", repérez la partie "Regarder dans" et cliquez sur "Modèles dans le fichier système" ;
- Sélectionnez votre modèle, cliquez sur "Ouvrir" puis sur "Suivant" ;
- Donnez un nom à votre règle.
Vous pouvez activer la règle tout de suite si vous le souhaitez. Sinon, vous devrez retourner dans "Gérer les règles et les alertes" quand vous souhaiterez commencer à activer le message. Vous devrez ensuite le désactiver à la main à votre retour. Sur un autre sujet, nous donnions aussi les astuces pour rappeler un mail sur Outlook tant qu'il n'est pas lu par son destinataire !
