La création d’un fichier PDF peut en effrayer certains. Cette appréhension n’est toutefois pas légitime. Grâce à des sites Web ou des applications dédiées, créer un PDF est devenu une opération extrêmement facile et accessible à tous.
Qu'est-ce qu'un fichier PDF ?
Vous avez sûrement déjà rencontré un fichier PDF, que ce soit pour un contrat, une facture ou même un livre électronique. Mais que signifie vraiment ce format ? PDF est l’acronyme de Portable Document Format, et comme son nom l’indique, il a été conçu pour rendre un document facilement partageable et consultable sur n’importe quel appareil.
Créé par Adobe dans les années 1990, le PDF répondait à un problème simple : comment partager un document qui conserve exactement son apparence d’origine, peu importe où et comment il est ouvert. Contrairement à un fichier Word ou Excel, un PDF ne change pas de mise en page. Que vous l’ouvriez sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone, vous voyez le même contenu, avec la même mise en forme.
Un fichier PDF, c’est un peu comme une photo numérique d’un document papier, mais bien plus avancée. Il peut contenir :
- Du texte : entièrement éditable ou figé.
- Des images : haute qualité, souvent compressées pour réduire le poids du fichier.
- Des liens et des boutons interactifs : pratiques pour les formulaires ou les sites web.
- Des signatures électroniques : idéales pour valider des contrats sans avoir besoin d’imprimer quoi que ce soit.
Pourquoi créer un PDF ?
Le format PDF s’impose aujourd’hui comme un standard incontournable pour partager et préserver vos documents. D'abord, le PDF garantit une mise en page immuable. Lorsque vous envoyez un fichier texte ou tableur, il y a toujours un risque que la mise en page soit modifiée en fonction du logiciel ou de l’équipement du destinataire. Avec un PDF, ce risque disparaît. Que votre document soit consulté sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette, il apparaît toujours exactement comme vous l’avez conçu. Cette stabilité visuelle en fait le choix idéal pour des présentations, des rapports ou des brochures.
Ensuite, le PDF est un format universel. Les fichiers peuvent être ouverts sur presque tous les appareils, indépendamment du système d’exploitation. Windows, macOS, Android, iOS… Peu importe la plateforme, il suffit d’avoir un lecteur PDF, souvent déjà intégré dans les navigateurs modernes comme Chrome ou Edge. Cela le rend très pratique pour les communications professionnelles ou académiques.
Le PDF est également reconnu pour ses options de sécurité. Vous pouvez par exemple ajouter un mot de passe pour restreindre l’accès, empêcher la copie, l’impression ou la modification, ou encore inclure des signatures électroniques pour valider un contrat ou un formulaire. Ces fonctions en font le format idéal pour les documents sensibles comme les factures, contrats ou certificats.
Un autre avantage du PDF est sa taille optimisée. Malgré la richesse de son contenu (images, graphiques, polices embarquées), un fichier PDF reste souvent très léger. Des outils spécifiques permettent même de compresser davantage le document sans perte de qualité visible, facilitant ainsi son partage par e-mail ou son téléchargement.
Enfin, le PDF n’est pas seulement statique. Vous pouvez y inclure des liens hypertextes pour naviguer ou rediriger vers des pages web, des formulaires interactifs que les utilisateurs peuvent remplir directement depuis leur appareil, ou encore des boutons d’action (soumettre un formulaire, ouvrir un fichier). Cette interactivité le rend particulièrement adapté aux besoins modernes de communication et d’administration.
Créer un fichier PDF, c’est donc choisir la simplicité, la sécurité et la durabilité. Que ce soit pour partager un rapport, présenter un projet ou archiver des informations importantes, le PDF reste la meilleure option pour préserver l’intégrité de vos documents.
Créer un PDF depuis Microsoft Word
Une bonne partie des documents convertis en PDF sont à l’origine des documents réalisés dans le logiciel Microsoft Word. Pour enregistrer un compte-rendu de réunion, un rapport de stage ou un courrier rédigé dans Word en PDF, il suffit de :
- ouvrir le document dans Microsoft Word ;
- suivre le chemin "fichier" > "imprimer" ;
- dans la fenêtre d’impression, choisir tout en bas l’option PDF qui permet d’enregistrer une copie du document en PDF ;
- nommer le document et valider l’enregistrement.
À noter que cette astuce pour créer un PDF fonctionne sensiblement de la même manière sur PC Windows que sur ordinateur Mac. Il est également possible que, selon la version de votre logiciel, vous ayez directement la possibilité d’enregistrer votre document en PDF sans passer par la case "imprimer" (via l’outil "enregistrer sous").
Créer un PDF via un logiciel ou site Web dédié
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels et sites Web qui proposent de créer un PDF à partir de vos fichiers, quelle que soit leur extension de départ. En ligne, le site Free PDF Converter vous permet de créer un PDF en quelques clics seulement. Vous choisissez le document sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton "convertir en PDF" et téléchargez enfin vos documents au format PDF. De la même manière, des logiciels gratuits comme PDF Creator ou GSView offrent les mêmes fonctionnalités pour créer un PDF depuis son PC. Ils représentent une alternative au logiciel incontournable dans ce domaine, Adobe Acrobat, accessible dans une version payante.
Peut-on transformer un fichier PDF ?
Il est tout à fait possible de faire l'opération inverse et de transformer un fichier PDF en un autre format. Vous pouvez par exemple convertir un PDF en JPEG facilement et gratuitement mais vous aurez souvent besoin d'un convertisseur en ligne pour y arriver. Cette opération peut être pratique si vous avez besoin de la version source du fichier pour y effectuer des transformations spécifiques au format. Aujourd'hui, il est toutefois possible de modifier un PDF en toute sécurité.
